Dalam proyek konstruksi, biaya tidak hanya berasal dari material, upah tukang, dan penggunaan alat. Ada sejumlah pengeluaran lain yang tetap harus dibayar agar pekerjaan dapat berjalan dengan baik. Pengeluaran tersebut disebut biaya overhead proyek.
Banyak orang hanya fokus menghitung beton, besi, semen, tenaga kerja, dan alat berat. Akibatnya, biaya kantor lapangan, listrik kerja, keamanan, komunikasi, transportasi staf, dan administrasi sering terlupakan. Padahal, jika seluruh biaya kecil tersebut dikumpulkan, nilainya dapat mencapai jumlah yang cukup besar.
Kesalahan menghitung overhead proyek dapat menyebabkan anggaran membengkak. Kontraktor dapat mengalami penurunan keuntungan, sementara pemilik proyek menghadapi permintaan biaya tambahan. Oleh karena itu, overhead harus dihitung sejak tahap penyusunan Rencana Anggaran Biaya atau RAB.
Artikel ini membahas cara menghitung overhead proyek secara sistematis, mulai dari pengertian, jenis biaya, rumus, contoh perhitungan, hingga cara mengendalikan pengeluaran selama proyek berjalan.
Apa Itu Overhead Proyek?
Overhead proyek adalah biaya tidak langsung yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan suatu proyek, tetapi tidak dapat dikaitkan secara langsung dengan satu item pekerjaan tertentu.
Sebagai contoh, biaya semen dapat langsung dikaitkan dengan pekerjaan beton atau pasangan dinding. Upah tukang keramik juga dapat langsung dimasukkan ke pekerjaan pemasangan lantai. Kedua biaya tersebut termasuk biaya langsung.
Berbeda dengan biaya keamanan proyek. Petugas keamanan menjaga seluruh area proyek, bukan hanya satu pekerjaan tertentu. Karena itu, biaya keamanan termasuk overhead.
Contoh lain adalah biaya listrik sementara. Listrik digunakan untuk kantor proyek, penerangan, mesin, pengisian alat, dan kebutuhan kerja lainnya. Pengeluaran tersebut mendukung banyak kegiatan sekaligus sehingga lebih tepat dimasukkan sebagai biaya tidak langsung.
Secara umum, total biaya proyek dapat dirumuskan sebagai berikut:
Total biaya proyek = biaya langsung + biaya tidak langsung + keuntungan + pajak
Biaya overhead termasuk dalam kelompok biaya tidak langsung.
Perbedaan Biaya Langsung dan Overhead
Sebelum menghitung overhead, kita perlu membedakannya dari biaya langsung.
Biaya langsung merupakan biaya yang dapat dihubungkan dengan volume pekerjaan tertentu. Nilainya biasanya berubah mengikuti jumlah pekerjaan.
Contohnya meliputi:
- Material bangunan
- Upah tenaga kerja lapangan
- Sewa alat untuk pekerjaan tertentu
- Biaya bekisting
- Biaya pembesian
- Biaya pemasangan keramik
- Biaya pengecatan
Sementara itu, overhead mendukung kegiatan proyek secara keseluruhan. Nilainya tidak selalu berubah secara langsung ketika volume satu pekerjaan bertambah atau berkurang.
Contoh overhead meliputi:
- Gaji staf proyek
- Biaya kantor lapangan
- Listrik dan air kerja
- Keamanan
- Komunikasi
- Dokumentasi
- Administrasi
- Perizinan tertentu
- Transportasi operasional
- Kebersihan lokasi
Pemisahan ini penting. Jika biaya langsung dan overhead tercampur, analisis harga menjadi sulit diperiksa. Risiko perhitungan ganda juga meningkat.
Jenis Overhead Proyek
Overhead dapat dibagi menjadi dua kelompok utama, yaitu overhead lapangan dan overhead kantor pusat.
1. Overhead lapangan
Overhead lapangan adalah biaya tidak langsung yang muncul karena kegiatan proyek di lokasi pekerjaan.
Biaya ini biasanya hanya ada selama proyek berjalan.
Contohnya meliputi:
- Gaji project manager
- Gaji site manager
- Gaji administrasi proyek
- Gaji petugas keamanan
- Biaya kantor sementara
- Listrik dan air proyek
- Internet dan komunikasi
- Kendaraan operasional
- Bahan bakar kendaraan
- Alat tulis kantor
- Dokumentasi proyek
- Perlengkapan keselamatan
- Kebersihan area
- Pagar pengaman sementara
- Mobilisasi staf
- Akomodasi tenaga ahli
Overhead lapangan perlu dihitung berdasarkan durasi proyek. Semakin lama proyek berlangsung, semakin besar biaya yang muncul.
2. Overhead kantor pusat
Overhead kantor pusat adalah biaya operasional perusahaan yang mendukung seluruh proyek.
Biaya ini tidak hanya berasal dari satu lokasi pekerjaan.
Contohnya meliputi:
- Gaji direksi dan staf kantor
- Sewa kantor pusat
- Biaya listrik kantor
- Sistem akuntansi
- Biaya legal
- Pajak perusahaan
- Biaya pemasaran
- Perawatan kendaraan kantor
- Peralatan administrasi
- Audit dan pelaporan
- Asuransi perusahaan
Overhead kantor pusat biasanya dialokasikan ke beberapa proyek menggunakan persentase tertentu.
Kontraktor perlu memisahkan overhead lapangan dan overhead kantor pusat. Pemisahan tersebut membantu perusahaan mengetahui biaya nyata setiap proyek.
Komponen Overhead yang Perlu Dihitung
Setiap proyek memiliki kebutuhan berbeda. Namun, beberapa komponen berikut paling sering muncul.
Gaji staf proyek
Gaji staf merupakan salah satu komponen overhead terbesar.
Staf proyek dapat terdiri dari:
- Project manager
- Site manager
- Pelaksana
- Quantity surveyor
- Surveyor
- Petugas administrasi
- Petugas logistik
- Petugas keselamatan
- Petugas keamanan
Hitung jumlah staf, gaji bulanan, dan durasi keterlibatannya.
Jika seorang staf hanya bekerja selama tiga bulan, jangan menghitung gajinya untuk seluruh durasi proyek.
Kantor lapangan
Kantor lapangan dibutuhkan untuk rapat, penyimpanan dokumen, koordinasi, dan kegiatan administrasi.
Biayanya dapat mencakup:
- Pembuatan atau sewa kantor sementara
- Meja dan kursi
- Lemari dokumen
- Komputer dan printer
- Pendingin ruangan
- Perawatan fasilitas
- Pembongkaran setelah proyek selesai
Listrik dan air kerja
Listrik digunakan untuk penerangan, alat kerja, kantor, dan kebutuhan operasional.
Air digunakan untuk pekerjaan konstruksi, kebersihan, serta kebutuhan pekerja.
Biaya dapat dihitung berdasarkan tagihan bulanan atau estimasi pemakaian.
Keamanan dan kebersihan
Proyek membutuhkan keamanan untuk menjaga material, alat, dan area kerja.
Biaya kebersihan juga penting agar lokasi tetap aman dan teratur.
Komponen ini dapat mencakup:
- Gaji petugas keamanan
- Lampu keamanan
- Pos jaga
- Peralatan kebersihan
- Pengangkutan sampah
- Pembersihan rutin
Transportasi dan komunikasi
Staf proyek membutuhkan kendaraan untuk koordinasi, pengadaan, inspeksi, dan pengiriman dokumen.
Biayanya dapat meliputi:
- Sewa kendaraan
- Bahan bakar
- Tol
- Parkir
- Perawatan kendaraan
- Telepon
- Internet
- Pengiriman dokumen
Administrasi dan dokumentasi
Administrasi proyek menghasilkan berbagai biaya pendukung.
Contohnya:
- Cetak gambar kerja
- Fotokopi
- Alat tulis
- Laporan harian
- Laporan mingguan
- Laporan bulanan
- Dokumentasi foto dan video
- Pengarsipan
- Materai
- Surat-menyurat
Keselamatan dan kesehatan kerja
Biaya keselamatan tidak boleh diabaikan.
Komponennya dapat berupa:
- Alat pelindung diri
- Rambu keselamatan
- Pagar pengaman
- Kotak pertolongan pertama
- Alat pemadam api
- Pelatihan keselamatan
- Pemeriksaan kesehatan
- Petugas keselamatan
- Pengendalian akses proyek
Biaya ini perlu disesuaikan dengan risiko dan skala pekerjaan.
Cara Menghitung Overhead Proyek
Terdapat beberapa metode yang dapat digunakan. Pilihan metode bergantung pada data yang tersedia dan kebutuhan perhitungan.
1. Metode biaya aktual
Metode ini menghitung seluruh komponen overhead satu per satu.
Rumusnya:
Total overhead = jumlah seluruh biaya tidak langsung proyek
Misalnya, sebuah proyek berlangsung selama enam bulan dengan rincian berikut:
- Gaji staf proyek: Rp120.000.000
- Kantor lapangan: Rp25.000.000
- Listrik dan air: Rp18.000.000
- Keamanan dan kebersihan: Rp30.000.000
- Transportasi: Rp22.000.000
- Komunikasi dan internet: Rp6.000.000
- Administrasi dan dokumentasi: Rp8.000.000
- Keselamatan kerja: Rp20.000.000
- Biaya lain-lain: Rp10.000.000
Total overhead:
Rp120.000.000 + Rp25.000.000 + Rp18.000.000 + Rp30.000.000 + Rp22.000.000 + Rp6.000.000 + Rp8.000.000 + Rp20.000.000 + Rp10.000.000 = Rp259.000.000
Jadi, overhead proyek tersebut adalah Rp259.000.000.
Metode ini memberikan hasil lebih rinci. Namun, kita membutuhkan data yang lengkap.
2. Metode persentase biaya langsung
Metode ini menghitung overhead sebagai persentase dari biaya langsung.
Rumusnya:
Overhead = persentase overhead × total biaya langsung
Misalnya, biaya langsung proyek sebesar Rp2.500.000.000. Overhead ditetapkan 8 persen.
Perhitungannya:
8% × Rp2.500.000.000 = Rp200.000.000
Jadi, nilai overhead proyek adalah Rp200.000.000.
Metode persentase lebih sederhana. Namun, angka persentase harus memiliki dasar.
Jangan memilih angka hanya agar total penawaran terlihat kompetitif. Persentase terlalu rendah dapat membuat biaya operasional tidak tertutup.
3. Metode biaya bulanan
Metode ini cocok untuk overhead yang dipengaruhi durasi proyek.
Rumusnya:
Total overhead = overhead bulanan × durasi proyek
Misalnya, overhead bulanan sebesar Rp45.000.000. Durasi proyek delapan bulan.
Perhitungannya:
Rp45.000.000 × 8 = Rp360.000.000
Total overhead proyek adalah Rp360.000.000.
Metode ini efektif untuk menghitung gaji staf, sewa kantor, listrik, keamanan, kendaraan, dan komunikasi.
Namun, tidak semua overhead bersifat bulanan. Mobilisasi, pembangunan kantor sementara, dan pembelian perlengkapan biasanya dibayar satu kali.
Karena itu, rumus yang lebih lengkap adalah:
Total overhead = biaya tetap satu kali + biaya overhead bulanan × durasi proyek
Contoh Perhitungan Overhead Secara Lengkap
Sebuah proyek pembangunan gedung memiliki biaya langsung sebesar Rp4.000.000.000 dan durasi delapan bulan.
Biaya tetap satu kali:
- Mobilisasi staf: Rp15.000.000
- Pembuatan kantor lapangan: Rp30.000.000
- Pengadaan meja dan perlengkapan: Rp12.000.000
- Pemasangan pagar proyek: Rp18.000.000
Total biaya tetap:
Rp15.000.000 + Rp30.000.000 + Rp12.000.000 + Rp18.000.000 = Rp75.000.000
Biaya bulanan:
- Gaji staf proyek: Rp35.000.000
- Keamanan: Rp8.000.000
- Listrik dan air: Rp4.000.000
- Kendaraan operasional: Rp6.000.000
- Internet dan komunikasi: Rp1.500.000
- Administrasi: Rp2.500.000
- Kebersihan: Rp2.000.000
Total overhead bulanan:
Rp35.000.000 + Rp8.000.000 + Rp4.000.000 + Rp6.000.000 + Rp1.500.000 + Rp2.500.000 + Rp2.000.000 = Rp59.000.000
Biaya selama delapan bulan:
Rp59.000.000 × 8 = Rp472.000.000
Total overhead proyek:
Rp75.000.000 + Rp472.000.000 = Rp547.000.000
Persentase overhead terhadap biaya langsung:
Rp547.000.000 ÷ Rp4.000.000.000 × 100% = 13,68%
Jadi, overhead proyek tersebut setara dengan sekitar 13,68 persen dari biaya langsung.
Cara Memasukkan Overhead ke Harga Penawaran
Setelah overhead dihitung, nilainya perlu dimasukkan ke harga penawaran.
Terdapat dua cara yang umum digunakan.
Cara pertama adalah memasukkan overhead sebagai satu item terpisah. Metode ini membuat biaya lebih mudah dilihat.
Cara kedua adalah menyebarkan overhead ke seluruh harga satuan pekerjaan.
Rumus sederhananya:
Harga satuan penawaran = harga satuan langsung + alokasi overhead + keuntungan
Misalnya, harga satuan langsung suatu pekerjaan adalah Rp200.000. Overhead ditetapkan 8 persen.
Alokasi overhead:
8% × Rp200.000 = Rp16.000
Jika keuntungan ditetapkan 10 persen dari biaya langsung:
10% × Rp200.000 = Rp20.000
Harga satuan penawaran:
Rp200.000 + Rp16.000 + Rp20.000 = Rp236.000
Cara penyebaran ini umum digunakan dalam penawaran kontraktor. Namun, pastikan overhead tidak kembali dimasukkan sebagai item terpisah karena akan terjadi perhitungan ganda.
Hubungan Overhead dengan Durasi Proyek
Durasi memiliki pengaruh besar terhadap overhead.
Jika proyek terlambat, biaya material belum tentu bertambah secara langsung. Namun, biaya staf, kantor, kendaraan, listrik, keamanan, dan komunikasi terus berjalan.
Misalnya, overhead bulanan sebesar Rp60.000.000. Proyek mengalami keterlambatan dua bulan.
Tambahan overhead:
Rp60.000.000 × 2 = Rp120.000.000
Keterlambatan tersebut menambah biaya Rp120.000.000.
Karena itu, jadwal proyek tidak hanya berkaitan dengan waktu. Jadwal juga memengaruhi keuntungan.
Kontraktor perlu menghitung risiko keterlambatan sejak awal. Pemilik proyek juga harus memahami bahwa perubahan desain dan keterlambatan keputusan dapat menambah biaya tidak langsung.
Overhead dan Keuntungan Bukan Hal yang Sama
Overhead sering disamakan dengan keuntungan. Padahal, keduanya berbeda.
Overhead digunakan untuk membayar kebutuhan operasional proyek dan perusahaan.
Keuntungan merupakan selisih yang menjadi hasil usaha setelah seluruh biaya dibayar.
Rumus sederhana harga penawaran adalah:
Harga penawaran = biaya langsung + overhead + keuntungan + pajak
Misalnya:
- Biaya langsung: Rp1.000.000.000
- Overhead: Rp100.000.000
- Keuntungan: Rp80.000.000
- Pajak: dihitung sesuai ketentuan
Nilai Rp100.000.000 bukan keuntungan. Dana tersebut digunakan untuk membayar biaya tidak langsung.
Jika overhead tidak dihitung, kontraktor mungkin terlihat memperoleh keuntungan besar. Kenyataannya, dana tersebut habis untuk kegiatan operasional.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Kesalahan pertama adalah tidak mencatat seluruh komponen biaya. Pengeluaran kecil sering diabaikan.
Kesalahan kedua adalah menggunakan persentase tanpa dasar. Nilai overhead harus disesuaikan dengan skala, durasi, lokasi, dan risiko proyek.
Kesalahan ketiga adalah menghitung biaya yang sama dua kali. Contohnya, kendaraan sudah dimasukkan ke overhead tetapi kembali dibebankan ke item pekerjaan.
Kesalahan keempat adalah tidak memperhitungkan keterlambatan. Overhead terus berjalan ketika proyek mundur.
Kesalahan kelima adalah mencampur overhead dan keuntungan. Hal ini membuat margin proyek sulit dianalisis.
Kesalahan keenam adalah tidak memperbarui perhitungan. Perubahan jadwal, jumlah staf, dan kebutuhan fasilitas dapat mengubah overhead.
Kesalahan ketujuh adalah membagi overhead secara merata tanpa mempertimbangkan durasi. Pengeluaran proyek biasanya berubah pada setiap tahap.
Cara Mengendalikan Overhead Proyek
Buat anggaran overhead sejak awal. Pisahkan biaya tetap, biaya bulanan, dan biaya berdasarkan kebutuhan.
Tetapkan batas pengeluaran untuk setiap komponen. Biaya transportasi, komunikasi, dan konsumsi perlu dikontrol.
Bandingkan anggaran dengan realisasi setiap bulan. Selisih harus segera diperiksa.
Sesuaikan jumlah staf dengan tahap pekerjaan. Jangan mempertahankan terlalu banyak staf ketika beban kerja sudah menurun.
Gunakan fasilitas secara efisien. Pilih ukuran kantor lapangan, jumlah kendaraan, dan perlengkapan sesuai kebutuhan.
Kendalikan jadwal proyek. Keterlambatan menjadi salah satu penyebab terbesar kenaikan overhead.
Dokumentasikan seluruh transaksi. Bukti pembayaran membantu evaluasi dan mencegah pengeluaran yang tidak jelas.
Lakukan perkiraan biaya sampai proyek selesai. Jangan hanya melihat pengeluaran yang sudah terjadi.
Kesimpulan
Cara menghitung overhead proyek dimulai dengan mengidentifikasi seluruh biaya tidak langsung. Biaya tersebut dapat meliputi gaji staf, kantor lapangan, listrik, air, keamanan, kendaraan, komunikasi, administrasi, keselamatan, dan kebutuhan operasional lainnya.
Kita dapat menghitung overhead menggunakan metode biaya aktual, persentase biaya langsung, biaya bulanan, atau gabungan beberapa metode. Metode rinci biasanya memberikan hasil yang lebih akurat.
Durasi proyek harus menjadi perhatian utama. Semakin lama proyek berlangsung, semakin besar biaya tidak langsung yang harus dibayar.
Pisahkan overhead dari biaya langsung dan keuntungan. Pemisahan tersebut membuat anggaran lebih transparan dan membantu kita mengetahui kondisi keuangan proyek secara nyata.
Overhead bukan biaya tambahan yang dapat diabaikan. Biaya ini menjadi bagian penting dalam menjaga proyek tetap berjalan. Dengan perhitungan yang rinci, pengawasan rutin, dan pengendalian jadwal, risiko pembengkakan anggaran dapat ditekan.
